Intranet 2.0
Was ist das Intranet 2.0?
Das Intranet 2.0 wird nicht aus einem einzigen Webservice bestehen, vielmehr sollen mehrere bereits bestehende und neue Services integriert werden. Die Services sind dabei für ihre jeweilige Funktion optimiert, sollen aber so verknüpft werden, dass es für den User möglichst einfach ist, zwischen den Systemen zu wechseln und alle Services barrierearm zu nutzen. In Abbildung 1 ist ein Szenario für das Intranet 2.0 aufgezeigt, das die relevanten IT-Systeme darstellt. Das Intranet 2.0 besteht dabei vor allem durch die Komponenten im grün hinterlegten Bereich, der diejenigen Services beinhaltet, die für die gesamte Mitgliedschaft zugänglich sein sollen.
Abbildung 1 Schematischer Überblick über relevante Teilbereiche der IT-Infrastruktur. Dunkelblau hinterlegt sind bereits existierende Systeme, mittelblaue Systeme sind in der Entwicklung, Entscheidung für hellblaue Bereiche stehen noch aus. Eine ausführliche Liste der Systeme befindet sich im B Glossar..
Dabei lassen sich zwei generelle Funktionsbereiche unterscheiden: Zum einen Services, die die direkte Zusammenarbeit der Mitglieder fördern, wie Chat (hier: RocketChat), Videokonferenzen (BigBlueButton), Dateiablagen (Nextcloud) und eine Plattform, welche diese Services integriert und eine digitale Umgebung für Gruppenarbeit, Projektmanagement und ähnliches bereitstellt (hier als Option: WeChange). Der andere Funktionsbereich ist vorwiegend fokussiert auf das Wissensmanagement, organisationsweite Prozesse und leichte Findbarkeit und Archivierung von relevanten Informationen für die gesamte Mitgliedschaft. Er entspricht im Funktionsumfang daher ungefähr dem Intranet 1.0.
Ein Enterprise-Wiki erweitert dabei die Grundfunktionen eines Wikis, also Wissensmanagement zu ermöglichen durch die leichte Erstellung und von Seiten, Querverweisen und Bereitstellung von Medien, um spezifische Funktionen, die im Unternehmens- oder Organisationskontext wichtig sind. Dazu gehören die Bereitstellung von Formvorlagen, Verschlagwortung von hochgeladenen Dateien und Kommentarfunktionen, und erleichterte Strukturierung von Inhalten durch Erstellen von Seitenhierarchien und separaten Untereinheiten des Wikis. Im März 2022 wurde die Einführung von XWiki als Enterprise-Wiki für die Mitgliedschaft beschlossen.
Implementierung
Die Implementierung wird im Teilprojekt Intranet umgesetzt. Neben dem Kernteam (Team Intranet) werden bei der Umsetzung auch ein Team von Editor_innen benötigt, die nicht nur die Inhalte aus dem aktuellen Intranet in die neue Instanz übertragen, sondern sich auch an der konzeptionellen Gliederung vor der Übertragung beteiligen. In der Zukunft werden sie und weitere Personen auch ihre Inhalte direkt in das Intranet einpflegen können, so dass bei der Migration auch das Nutzungskonzept des Intranets generell überarbeitet wird. Nach der Übertragung der Hauptinhalte wird das Intranet mit einer Testgruppe evaluiert, bevor es im Herbst 2022 in den Produktivbetrieb übergeht.
Wie wird es aussehen?
Als erster Schritt für die Strukturierung des Intranets wird eine Wissenslandkarte erstellt, um Inhalte in einer zukünftigen Enterprisewiki-Umgebung zugänglich zu machen. Die Landkarte baut auf vorheriger Sammlung von Inhalten auf und wird anhand von Anwendungsfällen überprüft und überarbeitet.
Die aktuelle Version der Wissenslandkarte befindet sich auf Spacedeck
Einführung in die Funktionen von XWiki
Ein kurzer Überblick über die Möglichkeiten:
- Seiten erstellen (00:00)
- Apps & Nutzerdaten (04:28)
- Hilfsinfos, Layout, Barrierefreiheit (10:44)
- Weitere Funktionen und Integration (13:10)
- Entwicklung und Projektplanung (17:08)